Канцелярские товары для "новых" и "старых" сотрудников
Количество и вид канцелярских товаров для "новых" и "старых" сотрудников будут разными: первые затраты всегда самые масштабные, а для работников, которые состоят в штате компании больше одного месяца, товары просто докупаются по мере необходимости.
Обязательно исходите из трат на одного сотрудника, а не на отдел или целое предприятие. В противном случае при расширении или сокращении количества работников вам придется пересматривать лимит и объяснять недостачу или перерасход средств.
Можно сравнить, сколько канцтоваров расходуют сотрудники, которые осуществляют одинаковую деятельность. Если траты ресурсов у одного из них значительно выше, значит, он не умеет оптимизировать их расход. Этому вопросу стоит уделить должное внимание.
Составьте список
Этот банальный совет соблюдается не всегда, хотя на бумаге четко видно, какие из перечисленных позиций являются лишними.Например, вместо стикеров можно иногда воспользоваться электронными напоминаниями. Они не отклеиваются, их легко корректировать или удалять, к тому же, после использования они не становятся бесполезным мусором. Хотя самые срочные напоминания все равно должны «мозолить» глаза – это факт. Вычеркните бесполезные товары, и немалая часть средств будет сэкономлена.
Может быть, не все из того, что вы традиционно закупаете, так уж нужно?
Так ли нужны дорогие бренды?
Конечно, если в вашем офисе бывает много клиентов, имидж компании исключительно важен – формируя его, вы увеличиваете свои продажи. А на имидж хорошо играют дорогие, брендовые вещи – ручки, блокноты… Брендовые вещи – это здорово! Но только тогда, когда они действительно необходимы.
Если канцелярия выполняет в вашей компании исключительно рабочие функции, нет смысла закупать особенно дорогую продукцию. Товары в средней ценовой категории могут быть такими же качественными.
Особые товары – особым пунктом
К таким товарам относится, например, бумага для печати. Определите ее как особую статью: это именно тот ресурс, расход которого так тяжело планировать и тем более контролировать. Некоторые сотрудники предпочитают делать не особенно важные распечатки («черновики») на оборотах ненужных документов, а некоторые, наоборот, пользуются рабочими принтерами в своих целях. Если главе предприятия понадобился дорогой органайзер или брендовая ручка (опять же, для создания имиджа), приобретите эти товары отдельно. Не нужно для этого увеличивать лимит средств на покупку канцтоваров для руководства.
Создайте резерв
Резерв – это тоже прямой путь к экономии. Если «внезапно» закончился какой-то расходный материал вроде скоб для степлера (а заканчиваются такие вещи всегда внезапно, так как мало кто из работников склонен предупреждать об этом заранее), не нужно будет в спешке искать, где их приобрести: бежать в перерыве в ближайший ларек или переплачивать за срочную доставку.
У вас должен быть постоянно пополняемый резерв, доступ к которому будет только у снабженца. Так работникам придется оповещать его, когда расходный материал заканчивается (когда им понадобится что-то конкретное), а сам он будет вовремя и без спешки пополнять запас.
Один поставщик – одно решение всех проблем
Самый главный пункт. Выберите одного поставщика, которому будут известны потребности вашей компании и регулярность ее заказов. Так будет легче избежать перебоев в поставках, а укомплектованы они будут всегда полностью.
Кроме того, некоторые компании предлагают постоянным партнерам значительные скидки, приятные бонусы и возможность заказа канцелярских товаров на особых условиях.
Долгосрочное сотрудничество всегда выгодно обеим сторонам.
Цитата
Остерегайтесь мелких напрасных расходов, ибо маленькая течь может потопить большой корабль.
